Het eerste contact met een nieuwe klant is meestal telefonisch. Indien een nieuwe klant je belt, realiseer je dan dat dit voor de klant een moeilijk moment kan zijn. De stap om hulp in te schakelen is daadwerkelijk gemaakt. Ineens heeft iemand de stap gezet en dan is het belangrijk om hier snel en concreet op in te gaan.
Stel jezelf ten doel om een afspraak met deze klant te maken. Ikzelf vind het moeilijk om telefonisch een beeld van de situatie te krijgen, maar zodra ik een ruimte zie en tevens een gesprek met de klant heb, komen we vaak snel tot een omschrijving van het probleem en een plan van aanpak. Het eerste telefoongesprek hoeft dan ook niet lang te duren. Beter is het om ter plekke te gaan kijken.
Het telefoongesprek
Welke vragen stel je aan de telefoon?
▪ Omdat ik zelf regionaal werk, vraag ik eerst waar de klant vandaan komt. Indien dit buiten mijn werkgebied is, hoeft deze klant niet het hele verhaal te vertellen, maar verwijs ik deze door. Ik geef wel aan dat, als hij nog algemene vragen heeft of er niet uitkomt, hij mij dan vanzelfsprekend terug mag bellen.
▪ Indien iemand uit de regio komt, laat ik de klant zijn verhaal vertellen. Om een duidelijk beeld te krijgen stel ik praktische vragen gericht op het verhaal van de klant.
▪ Aan de hand van dit verhaal geef ik de klant het idee dat ik deze situatie al eerder heb meegemaakt. Dit stelt de klant gerust.
▪ Als de klant een afspraak met mij wil maken, doe ik een voorstel hiervoor. Dit geeft ons beide de mogelijkheid om een indruk van elkaar en van de hulpvraag te krijgen. Dit gesprek zal ongeveer een uur duren en aan de hand van dit gesprek kunnen we een situatieschets, plan van aanpak en een inschatting van de uren maken (een offerte). Ikzelf heb ervoor gekozen om een intakegesprek gratis en vrijblijvend te houden. Dit is laagdrempelig voor de klant, geeft de klant de mogelijkheid om te ontdekken of er een klik is tussen ons en niet minder belangrijk, geeft dit mij de mogelijkheid om te bekijken of ik wel echt iets kan doen voor deze klant.
▪ Indien een afspraak is gemaakt, is het belangrijk om te zeggen dat de klant niet van tevoren mag gaan opruimen; dit om een duidelijk beeld van de situatie te krijgen.
▪ Noteer duidelijk naam, adres en telefoonnummer, zodat je contact kunt opnemen, mocht er onverwachts iets tussenkomen.
Stapels kranten blokkeren de gang, spullen liggen voor de kast in plaats van erin en door het hele huis vind je verzamelingen van voor een buitenstaander willekeurige voorwerpen – over hoarding worden (veelal) sensatiebeluste televisieprogramma’s gemaakt, maar het is een serieus probleem. Hoe help je iemand met hoarding? In dit artikel lees je waarom je nooit zonder toestemming iets weg mag gooien, waarom je je woorden zorgvuldig moet kiezen en ontdek je meer handvatten en tips bij hoardingproblematiek.
Verzamelstoornissen krijgen de laatste jaren veel aandacht in de media, maar het is geen nieuw probleem. Archeologen ontdekten dat er al in de prehistorie mensen waren die meer verzamelden of bewaarden dan ze daadwerkelijk nodig hadden. Dante schreef er in de middeleeuwen over in De goddelijke komedie: mensen die te veel hechten aan het materiële zitten volgens hem in de vierde cirkel van de hel. De meeste mensen met deze stoornis voelen zich inderdaad gevangen op een nare plek.
Wat is hoarding?
Hoarding wordt ook wel een verzamelstoornis genoemd. Hierbij gaat het om het verzamelen en bewaren van te veel spullen, waardoor een woning niet meer bruikbaar is zoals oorspronkelijk bedoeld. Hierdoor raakt iemand beperkt in het dagelijks functioneren en kunnen gewone taken niet of moeilijk worden uitgevoerd. Dan kun je denken aan koken, sanitair gebruiken, bezoek ontvangen of in een bed slapen.
Bij alleen al het idee om spullen weg te doen, ontstaat stress. In vrijwel alle situaties is er ook een andere stoornis die tegelijk met hoarding optreedt, zoals een angst- of dwangstoornis, depressie of AD(H)D. Hoarding is een psychiatrische stoornis waar niet licht over gedacht moet worden en die mogelijk in goede banen geleid kan worden, maar niet of nauwelijks helemaal verdwijnt.
Bij hoarding vallen de spullen vaak het meeste op. Dat kunnen grote hoeveelheden spullen zijn, maar ook wat normaal gesproken als afval wordt beschouwd: oude kranten, lege etensverpakkingen of bedorven voedsel. Er zijn veel variaties in woonsituaties mogelijk en je kunt niet altijd aan de woning zien of er sprake is van hoarding – en zeer zeker niet aan een persoon. Hiervoor heb je een diagnose nodig van een behandelaar.
Hulp bij hoarding
Gelukkig is er op verschillende manieren hulp mogelijk. Er zijn goede zelfhulpboeken op de markt waardoor de verzamelaar inzicht kan krijgen en met kleine stapjes aan de slag kan gaan. Dit lukt meestal beter met hulp van buitenaf. Een gespecialiseerd professional organizer kan een cliënt bijvoorbeeld ondersteuning bieden bij het veiliger en overzichtelijker maken van de woning en helpen om keuzes te maken in wat er bewaard of losgelaten kan worden. Dan hebben we het over de tastbare kanten van hoarding. Een behandelaar is nodig om de niet-helpende gedachten en het ongewenste gedrag om te keren. Zonder inzicht in je probleem kun je tenslotte zoveel opruimen als je wilt, maar zul je eerder in oud gedrag terugvallen.
De combinatie van goede thuisbegeleiding én behandeling door een psycholoog of psychiater is verreweg de meest effectieve aanpak. De cliënt, de behandelaar en de thuisbegeleider kunnen elkaar van zinvolle informatie voorzien waardoor een doorbraak in denken of doen kan worden bewerkstelligd.
Gouden regels bij het helpen van iemand met hoarding
Voor iedereen die samen met een problematisch verzamelaar achter de voordeur aan het werk gaat – of het nu een professional is, of een familielid of vriend – zijn er een paar gouden regels:
Vijf stappen bij hoardingproblematiek
Ga je als professional of als familielid samen met een problematische verzamelaar aan de slag? Volg dan deze vijf stappen voor zoveel mogelijk succes:
Sluit elke afspraak af met praten over andere zaken dan opruimen of spullen. Daarmee laat je de bewoner zien dat je door de spullen heen kijkt, dat iemand de moeite waard is. Het schept vertrouwen en laat iemand uitkijken naar een volgende afspraak.
Bron: boompsychologie.nl
Blunder #1 ORGANISEREN VOOR JEZELF EN NIET VOOR JE KLANT
Je houdt van organiseren en hebt zelfs plezier in het organiseren van je vrienden of familieleden. Hoe zit het met het organiseren van de keuken of garage van een vreemde? Kun je luisteren en proberen te begrijpen hoe ‘georganiseerd’ eruitziet en aanvoelt voor elke klant? Er zijn verschillende persoonlijkheidstypes, barrières voor organiseren en psychische problematiek om te navigeren en te begrijpen hoe je anderen succesvol kunt organiseren. Werken met cliënten die chronisch ongeorganiseerd zijn, die ADHD hebben of die hamsteren, vereist gespecialiseerde training en ervaring.
Blunder #2 – GEEN DUIDELIJKE METHODIEK OF TOOLS VOOR ORGANIZING
Organiseren is gemakkelijk voor je. Het is gewoon iets aangeboren dat van nature komt. Dus, hoe communiceer je dat aan iemand die niet begrijpt dat “alles een plaats heeft”? Dat is de basis van het werken met klanten. Als Professional Organizer is het ons doel om vaardigheden over te dragen aan onze klanten. Het hebben van organizing methodieken, zal je niet alleen de tools geven om organisatievaardigheden aan je klanten over te dragen, het zal je ook vertrouwen geven. Deel II en III van het Handboek voor de Professional Organizer geven je de tools hiervoor.
Blunder #3 – GEEN AFSPRAKEN / WEDERZIJDSE VERWACHTINGEN VASTLEGGEN
Het is essentieel om aan het begin van het traject te communiceren wat je van de klant verwacht en wat zij van jou als Professional Organizer mogen verwachten. Het Handboek voor de Professional Organizer leert je hoe je afspraken vastlegt die je zullen helpen duidelijke verwachtingen vast te stellen en te communiceren.
Blunder #4 – JE BENT NIET VAARDIG OF OPGELEID OM TE WERKEN
Steeds meer mensen willen als Professional Organizer werken vanwege reality-tv-programma’s zoals ‘Je huis op orde’ of ‘Hoarders’. Als je naar dit soort shows kijkt, denk je misschien: “Dat is wat ik wil doen. Ik wil werken met mensen die hamsteren en een verschil maken in hun leven.” De vraag die je jezelf moet stellen is: “Ben je bekwaam en opgeleid om met hen samen te werken?” Werken buiten de vaardigheden, opleiding en ervaring die je hebt, kan meer kwaad dan goed doen. Neem contact met me op als je twijfelt over jouw vaardigheden als Professional Organizer en ondernemer. Ik kan je uitdagende scenario’s van klantcases voorleggen en je op gang helpen bij het ontwikkelen van vaardigheden en of samen kijken welke training bij jou en de doelgroep waar je mee wilt werken past.
Blunder #5 – WERKEN BUITEN JE FYSIEKE BEPERKINGEN
Ik werk sinds 2005 als Professional Organizer. Voordat ik met klanten ging werken, besefte ik niet hoe fysiek zwaar dit werk is. Als ik voor mezelf organiseer, zijn het meestal kleine projecten die maximaal een uur duren. Drie uur of langer met cliënten werken vergt veel fysiek uithoudingsvermogen. Er is constant tillen, draaien en buigen. Je kunt uren staand doorbrengen of, erger nog, kriskras op de vloer papiertjes sorteren. Wanneer je dit dag na dag, jaar na jaar doet, eist dit zijn tol van je gewrichten en algehele skeletstructuur. Het is van vitaal belang om in topconditie te blijven en aandacht te besteden aan je lichaam.
Er zijn nog veel meer blunders die je als organizer kunt maken. Wil je ze zelf uitzoeken? Of wil je leren werken met tevreden klanten die een mooie referentie nalaten?
Bespaar jezelf tijd, geld en frustratie. Klik hier om direct te zien welke mogelijkheden er zijn om een bewuster, krachtiger en succesvolle professional organizer te worden.
Het is gemakkelijk om het overzicht te verliezen als je een klein bedrijf leidt, vooral als je net begint. Hier zijn acht suggesties om het beheer van je bedrijf te vereenvoudigen en gemakkelijker te maken.
Suggestie #1 – Heb een mentor of een businesscoach
Er is geen enkele reden waarom je alles zelf zou moeten uitzoeken. Er zijn experts die zijn geweest waar je nu bent of gaat, die kunnen voorkomen dat je van het pad afdwaalt of het verkeerde pad bewandelt.
Suggestie #2 – Systemiseer je bedrijf
Documenteer al je bedrijfsprocessen en maak een boek of e-boek met standaard procedures. Het documenteren van mijn procedures heeft me geholpen alles te onderzoeken om processen efficiënter te maken. Een paar processen en procedures die de moeite waard zijn ze te beschrijven zijn:
Klantprocessen, nieuwe klant aanvraag, klant intake, organiserend proces, proces voor het organiseren van sessies op locatie, proces voor virtuele organisatiesessie, klant annuleringen, materialen inkoop en inventaris, e-mailsjablonen voor klantcommunicatie.
Werknemersprocedures, het bedrijf vertegenwoordigen, communiceren met klanten, het roosteren, gedrag, tijdrapportage. Hierdoor zijn op een natuurlijke manier mijn handboeken ontstaan.
Suggestie #3 – Automatiseren
Bespaar jezelf tijd door alles zoveel mogelijk te automatiseren. Daarnaast geeft het je een professionele uitstraling. Hierbij voorbeelden van automatiseringstools voor het beheer van kleine bedrijven.
Suggestie #4 – Laat de controle los
Laat de controle los over dingen waar je niet goed in bent. Ikzelf ben niet zo dol op financiële administratie en het indienen van belastingaangiften. De eerste paar jaar dat ik in het bedrijfsleven werkte, beschouwde ik het inhuren van een accountant echter als geldverspilling omdat ik al het werk zelf kon doen. Ik realiseerde me dat ik het niet leuk vind om met mijn financiën bezig te zijn en mijn tijd beter kan besteden aan het opbouwen van mijn bedrijf. Doe waar je het beste in bent, schakel experts in, of zoek een geautomatiseerde manier om je te helpen met dingen die je niet graag doet.
Suggestie #5 – Creëer en houd je aan een budget
Je weet dan hoeveel klanturen je moet plannen om je overheadkosten te dekken. Het zal je ook helpen om je bedrijf te laten groeien! Veel bedrijven zien een budget als beperkend, maar het tegenovergestelde is waar. Het geeft je voldoende inzicht in je financiën om te weten waar je kunt verbeteren en waar je over 12 maanden wilt zijn.
Suggestie #6 – Blijf op de hoogte van je financiën
Plan minimaal één dag per maand om je administratie bij te houden, inclusief het factureren van klanten en het bijwerken van je financiële transacties. Het lijkt misschien een onmogelijke opgave als je dit uitstelt, maar als je regelmatig je boekhouding bijhoudt, kost het maar weinig tijd.
Suggestie #7 – Stel doelen en evalueer elk kwartaal
De sleutel tot goed management van je bedrijf is het evalueren van de voortgang van je bedrijf ten minste elke drie maanden. Het zou zo jammer zijn als je blijft doorgaan met het implementeren van procedures die je niet ten goede komen. Door jezelf elk kwartaal een evaluatie af te dwingen, vermijdt je slechte zakelijke beslissingen en het geeft je de kans om in de goede richting door te groeien.
Suggestie #8 – Breng orde op zaken
Dit lijkt een beetje op “arts genees uzelf”. Laat alles los wat je bedrijf niet helpt om productiever en in flow te zijn. Of dat nu een klant is die je emotioneel of fysiek leegzuigt of stapels oude papieren die je niet hoeft te houden, laat het los. Het verwijderen van de ongewenste emotionele, fysieke en mentale rommel in je bedrijf zal je hoofd leegmaken om effectiever en productiever te zijn in je leven en bedrijf.
Bij de intake had je het gevoel dat deze client erg enthousiast was om haar rommel los te laten en voor eens en voor altijd te organiseren. Nu zit je tot je enkels in haar spullen en werk je met haar tijdens je eerste opruimsessie en elke keer als je vraagt: “bewaren, doneren, afval?” Antwoordt ze: “Bewaren!” Je begint te denken: gaat ze iets loslaten?
Stop – Heb een gesprek
Voordat je verder gaat, stel ik voor dat je de sessie stopzet en een gesprek voert met je cliënt. Als ze tijdens de intake een beeld heeft geschetst van hoeveel ze bereid was los te laten, zou dit een goed moment zijn om te zeggen: “Toen we elkaar spraken tijdens onze eerste ontmoeting, zei je dat je bereid zou zijn om x% los te laten. We hebben de afgelopen uren gewerkt en je hebt tot nu toe nog niets losgelaten. Moeten we je doel opnieuw bekijken? Of wat kan ik doen om je te helpen dat doel te bereiken?”
Gestelde doelen
Als ze geen doel heeft genoemd, vraag haar dan wat haar doel is. Hoeveel wil ze kwijt? Is er een categorie van haar bezittingen waarvan ze weet dat ze die aanzienlijk wil loslaten of inkrimpen? Aan welke criteria moet een item voldoen om te worden bewaard of weggegooid?
Als ze van gedachten is veranderd, of nooit van plan was iets los te laten, vraag haar dan wat haar verwachtingen zijn van jullie samenwerking. Misschien wil ze alles houden en wil ze dat je voor alles een plek vindt. Als dat haar doel is, moet je de haalbaarheid van dat doel beoordelen en haar voorzichtig laten weten of het wel of niet mogelijk is.
Help beslissingen nemen
Misschien heeft ze moeite met het nemen van beslissingen omdat ze bang is de verkeerde beslissing te nemen. Herkaderen kan helpen bezittingen in een ander licht te zien, wat de beslissing kan bevorderen om iets wel of niet te bewaren.
Hier zijn enkele vragen die ik stel wanneer mijn cliënt niet kan beslissen om iets te houden of niet:
Welk gevoel geeft het je? Wordt je boos of verdrietig als je ernaar kijkt?
Denk je het opnieuw (of voor de eerste keer) te gebruiken, wanneer en waarvoor ga je het gebruiken?
Wanneer heb je het voor het laatst gebruikt/gedragen?
Stel je dingen boven mensen en relaties?
Kun je indien nodig een andere lenen of kopen?
Kost het meer tijd en moeite om ervoor te zorgen dan het waard is?
Als je wist dat iemand anders hier echt baat bij zou hebben (d.w.z. als we een geweldige plek zouden vinden om het te doneren?), zou dat het dan gemakkelijker voor je maken om het los te laten?
Bewaar je het omdat iemand het je heeft gegeven en voel je je schuldig als je het wegdoet?
Als je er een foto van zou maken, zou het dan makkelijker zijn om het los te laten?
Heb je nog iets anders dat je hieraan herinnert (gebeurtenis, persoon of tijd)?
En, de grote vraag, hoeveel kost dit artikel je en hoeveel levert het je op?
Sommige boeken kun je als organizer gewoon niet omheen. Mijn ‘must read’ boekenlijst:
Organiseren van binnen naar buiten
Het doel van het boek is het op orde krijgen en houden van spullen en administraties. Hierin vind je basismethodieken die voor elke organizer leidend zouden moeten zijn.
Julie Morgenstern | ISBN 90 5712 0992
Weg met de warboel
Karen Kingston legt uit dat de warboel om ons heen van grote invloed is op hoe we ons fysiek, mentaal, emotioneel en spiritueel voelen. Dit geeft je woorden aan het gevoel dat organizing oplevert, naast een georganiseerde woning of werkplek.
Karen Kingston | ISBN 978 90 491 0244 9
Meer ruimte dan je denkt
Een leuk boekje, mooi uitgevoerd, specifiek gericht op opruimen en efficiënte inrichting van een woning. Heel geschikt voor organizers die de Feng Shui in hun organizing activiteiten willen meenemen.
Mary Lambert | ISBN 90 274 12 57 X
Vaarwel spullen
Minder bezit, meer geluk: Het nieuwe Japanse minimalisme. Het bevrijdende gevoel van leven met minder: 70 tips voor een minimalistische levensstijl.
Fumio Sasaki | ISBN 978 94 005 0910 8
De zeven eigenschappen van effectieve families
Met de diepzinnigheid, eenvoud en praktische wijsheid waarmee hij al miljoenen lezers heeft bereikt, laat Stephen R. Covey zien hoe de principes uit ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ kunnen worden gebruikt om een stabiel, liefdevol gezin op te bouwen waarvan de positieve effecten generaties lang zullen doorwerken.
Stephen R. Covey | 978 90 470 0036 5
Getting things done
David Allen laat in dit boek zien hoe je je privéleven en werk met eenvoudige hulpmiddelen zo kunt organiseren, dat je in één oogopslag duidelijk wordt wat je waar en wanneer kunt doen. Zo beslis je altijd gemakkelijk wat op dat moment de nuttigste tijdsbesteding is.
David Allen | ISBN 978 90 526 1626 1
PEP Het Persoonlijk Efficiency Programma
Dé basis voor een georganiseerde werkplek. Leer organiseren en een no-nonsense vergadering te leiden. Ga efficiënt om met e-mail en andere communicatiemiddelen en houd zo meer grip op je werk.
Kerry Gleeson | ISBN 9798 90 491 0653 9
Het Doel
Een in romanvorm gegoten handleiding voor de verbetering van productieprocessen met behulp van het TOC-principe (Theory of Contraints). Dit is een LEAN-methodiek. Een boek dat het managementdenken in de westerse wereld heeft veranderd.
Eliyahu M. Goldratt | ISBN 978 90 274 5337 2
Essentialism
Voel je jezelf wel eens worstelen met een informatie overload? Voel je jezelf vaak druk maar niet productief? Dan is de weg hieruit de weg van de essentialist. In dit boek laat Greg McKeown je zien hoe je de discipline van het verminderen kunt leren. Om zo het juiste te doen op de juiste manier op de juiste tijd.
Greg McKeown | ISBN 978 07 535 5516 3
Grip op je e-mail
Grip op je e-mail leidt je in vier stappen naar een lege inbox en naar een helder overzicht van je taken. Daarnaast geeft de auteur je acht gouden grepen om grip op je e-mail te houden en effectiever te werken. Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar vooral een veel ontspannener werkhouding.
Annemiek Tigchelaar | ISBN 9789058716194
Digitaal archiveren
Met de aanpak zoals geschetst in dit boek creëer je snel een persoonsonafhankelijke structuur waarbinnen iedereen die daartoe gerechtigd is, altijd alle informatie kan vinden en opbergen. En dat binnen drie tot vier muisklikken.
Marianne Smits | ISBN 90 13 08735 3
Socrates op sneakers
Deze boekentip kreeg ik van collega Mascha Lapien. Enorm leuk en praktisch boek dat de kunst van het vragenstellen aan de hand van Socrates en andere beroemde filosofen leert, zodat we gesprekken voeren die leiden tot verdieping en verbinding. Als wij de juiste vragen weten te stellen, vinden onze cliënten de juiste antwoorden.
Elke Wiss | ISBN 9789026346897
Als organizer werken we intensief samen met mensen en is ons werk vaak vergelijkbaar met dat van een zorgverlener.
Nu blijkt dat veel zorgverleners lijden aan een burn-out. De wetenschap geeft aan dat geven een primaire bron van geluk is in ons leven. Enkel zien zij ook dat zorgverleners een enorm groot risico lopen op een depressie en burn-out.
Onderzoek aan Berkeley Universiteit suggereert dat zelfzorg stress en uitputting kan verminderen – als we maar weten hoe we dat kunnen doen.
Dus de vraag is …hoe kunnen we blijven geven zonder op te branden? Het antwoord is: trakteer jezelf; je verdient het. Neem wat tijd voor jezelf. Zeg nee. Inderdaad, onderzoek wees uit dat psychologen in opleiding die meer zelfzorg beoefenen, rapporteren dat ze zich minder bedroefd en gestrest voelen en meer tevreden zijn met het leven. De vraag is: hoe ziet zelfzorg eruit, en hoeveel hebben we daarvan nodig? Het blijkt dat het de kunst is om op anderen gefocust en vriendelijk te zijn, maar om dat in evenwicht te brengen door ook voor jezelf te zorgen. Hier zijn enkele oefeningen die je daarbij helpen.
1. Zelfcompassie
Een bijzonder krachtige vorm van zelfzorg is het transformeren van onze relatie met onszelf – in het bijzonder het beoefenen van zelfcompassie. Zelfcompassie is jezelf behandelen zoals je een vriend(in) zou behandelen – met vriendelijkheid in plaats van zelfoordeel – vooral op momenten dat het je niet lukt. Zelfcompassie is onthouden dat we allemaal fouten maken, in plaats van onszelf te bekritiseren. En het betekent dat je je bewust mag zijn van emoties en gedachten, zonder dat je hierin verdrinkt. Zelfcompassie betekent niet dat je toegeeflijk bent of jezelf loslaat, maar het betekent ook niet dat je overdreven zelfkritisch en hardvochtig bent. Mensen die meer zelfcompassie hebben, zijn niet alleen beschermd tegen burn-out, maar geven ook aan dat ze minder stress en negatieve emoties voelen. Ze zijn ook optimistischer, voelen meer geluk en positieve emoties, naast andere voordelen. Om zelfcompassie te oefenen, kun je enkele van de oefeningen proberen die een baanbrekende onderzoekster naar zelfcompassie, Kristin Neff heeft bestudeerd en waarover zij heeft geschreven in haar boek over zelfcompassie. Vind hier enkele fijne meditaties om zelf te doen.
2. Sociale verbinding
Voor onszelf zorgen, betekent ook mensen opzoeken, die ons praktische en emotionele steun kunnen bieden als we het moeilijk hebben. Sociale connectie, van geboorte tot ouderdom, is een van onze grootste menselijke behoeften. Het leidt tot minder angst en depressie, versterkt ons immuunsysteem en kan zelfs ons leven verlengen. Onderzoekers zijn het erover eens dat sociale connectie minder te maken heeft met het aantal vrienden dat je hebt, maar met hoe verbonden je je innerlijk voelt, subjectief. Het lastige is dat stress verband houdt met zelffocus; onze gestreste geest wendt zich tot onszelf – waardoor we ons nog ellendiger voelen en losgekoppeld worden van anderen. Meditatie, yoga, ademhalingsoefeningen en wandelingen in de natuur en het terugdringen van cafeïne, kan ons allemaal helpen kalmeren en ons in contact te brengen met anderen. Een onderzoek dat op Stanford is uitgevoerd, toonde aan dat liefdevolle vriendelijkheidsmeditatie een snelle manier kan zijn om een gevoel van verbondenheid te koesteren. Beter nog, probeer te mediteren met een partner!
3. Empathie en mededogen
Onderzoek van hersenscans door Tania Singer suggereert dat compassietraining je echt beter kan maken in het omgaan met andermans lijden. Je helpen anderen te helpen zonder de kosten zelf te betalen. Een mogelijke verklaring voor deze bevinding is dat we, door gevoelens als mededogen en empathie te ontwikkelen, worden beschermd tegen het gevoel van verdriet of overweldiging bij het lijden. Wanneer je echt contact maakt met een andere persoon die lijdt, kun je je echt bekrachtigd en energiek voelen omdat je geïnspireerd bent om die persoon te verheffen. We hebben allemaal wel eens meegemaakt dat een vriend om hulp vroeg in tijden van nood. Op deze momenten zijn we gewoonlijk tot zoveel meer in staat dan we ons hadden voorgesteld – we lijken verborgen energiereserves te vinden. Daarna voelen we ons uiteindelijk veel beter dan voorheen.
Nogmaals, liefdevolle vriendelijkheidsmeditatie is een manier om empathie te ontwikkelen. Als je met iemand praat die lijdt, kan actief luisteren je helpen hen troost en steun te bieden zonder hun problemen op te lossen.
Zelfcompassie, sociale connectie en empathie zijn krachtige vormen van zelfzorg, maar dat betekent niet dat traditionele zelfzorg geen plaats in ons leven heeft. Het is belangrijk om goed te blijven sporten, uit te slapen en ruimte te maken voor leuke activiteiten zoals films of winkelen. Deze genoegens geven ons momenten van geluk die ons kunnen voeden en ons speels in het leven kunnen houden. Als aanvulling op deze meer fysieke genoegens, zal het verbinden met anderen op een positieve manier ons langdurige gevoelens van vreugde geven oftewel een zinvol leven. Dat we als organizers de balans tussen de twee mogen vinden en hierdoor bewuster, krachtiger en succesvoller in ons werk kunnen zijn en blijven.
Wat er ook wordt gezegd, mensen neigen naar stereotyperen … ja hoor, ook ons professional organizers. Zelfs zonder je te ontmoeten, zullen mensen een beeld bij je maken, waarschijnlijk een zeer georganiseerd beeld van hoe je eruit zult zien.
Het is goed om aan verwachtingen te voldoen en deze soms zelfs te overtreffen om die eerste indruk te versterken.
Bedrijven met een fancy kantoor hebben het voordeel dat ze openlijk hun uitstraling kunnen laten zien, ook gebruiken ze daarvoor etalages, billboards en advertenties. De grote bedrijven beschikken over goede communicatie medewerkers en de middelen om online het perfecte plaatje te laten zien. Wij organizers doen dat vooral door onze persoonlijke verschijning.
Daarom is het, als organizer, belangrijk om aandacht te besteden aan je uitstraling, te laten zien dat je professioneel en betrouwbaar bent.
We kunnen laten zien wie we zijn en wat we doen door middel van onze website, social media, visitekaartjes, blogs, interviews, telefonisch- en persoonlijk contact. Maar vooral, als organizer is je persoonlijke verschijning belangrijk. Je telefoonvaardigheden, je materialen, je auto, je huis en werkplek zullen bepalend zijn voor het beeld dat mensen van je maken.
Is je huis, je werkplek een visitekaartje voor wat je doet? Bekijk je ruimtes kritisch en bepaal of het uitstraalt waar je voor staat en houd de standaard hoog! Want, niet altijd eerlijk, iedereen verwacht toch van je dat je extreem georganiseerd bent. Voor velen zul je een rolmodel zijn en zij willen net zoals jij worden. Daarom is je totale uitstraling zo belangrijk.
Als je bij cliënten in huis werkt, ben dan voorzichtig met geuren, zeker geen zware geuren, liefst zo min mogelijk. Na wat speurwerk van mezelf kwam ik uit bij Eau Ressourçante van Clarins. Een natuurlijke geur die verfrist en ontspant, perfect voor ons beroep.
Organizers met een positieve uitstraling zullen loyaliteit verdienen, omdat ze mensen een goed gevoel geven over zichzelf en over het hele proces naar een georganiseerde omgeving en leven.
Je kleding is afhankelijk van een aantal factoren. Voor meer formele afspraken, de zakelijke markt, kleed je jezelf ook formeler dan bijvoorbeeld in woningen of op thuiswerk plekken. Doch altijd professioneel, voor vertrouwen en autoriteit, hoe casual je ook wil zijn. Schat in waar je terecht komt en zorg dat je altijd net een tikkeltje formeler bent dan je omgeving. Wist je dat kleuren ook nog invloed hebben op je resultaat? In dit artikel lees je welke kleuren energetisch goed zijn voor ons organizers.
Ben je bewust van je uitstraling, kom meer in je kracht!
Werken naar meer succes, is bewust zijn van je missie, visie en kernwaarden. Wat vervolgens je kracht wordt.
Wat als je een magisch plan voor jouw bedrijf had, iets dat je zou helpen snel te beslissen of een handelwijze die geschikt is voor je? Als je een duidelijk en goed geschreven bedrijfsplan hebt, dan heb je die magie! Als je er geen hebt, gaan we aan de slag om er een voor jou te maken.
Ten eerste, wat is een missie? Waarin verschilt het van een visie of een reeks kernwaarden? Het blijkt dat deze drie kernwaarden, visie en missie, verbonden zijn als de schakels in een keten.
Waarden zijn die abstracte principes die fundamenteel zijn voor wat een persoon of groep doet en waarom ze het doen. Wanneer de Fransen de uitdrukking “vrijheid, gelijkheid, broederschap” gebruiken, drukken zij drie fundamentele waarden van hun cultuur uit. Wanneer mensen in de VS hun volkslied zingen, drukken ze hun gemeenschappelijke waarden van vrijheid, moed en uithoudingsvermogen uit in tijden van ontbering. Stop en bedenk welke waarden jij in jouw bedrijf hoog houdt. Kies er eerst maar één. Voeg dan nog een toe. Voeg vervolgens nog een toe. Nu heb je de drie basiswaarden van je bedrijf. Denk na over de waarden waarvan je nooit zonder zou willen leven.
Mijn kernwaarden:
Gezondheid, relaties, anderen helpen en inspireren met dat wat ik doe/maak, persoonlijke groei en duurzaam leven.
Jouw visie
Een visie is jouw idee van hoe je de wereld ‘op een dag’ wilt laten zijn. Een visie ontstaat wanneer je een kloof ziet tussen een van je waarden en de huidige manier waarop de wereld is. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat vrijheid een van je hoogste waarden is. Wanneer je situaties tegenkomt waarin vrijheid ontbreekt, zoals armoede, discriminerende wetten of het gebrek aan vrijheid die voortkomt uit het leven met stapels rommel, ben je van nature gedreven om er iets aan te doen. Jouw visie is van een wereld waar je waarden breder worden gedeeld. Een visie wordt vaak uitgedrukt als een verlangen, aspiratie of een toekomstige staat.
Mijn visie:
Ruimte om te zijn wie je wíl zijn en te doen wat je werkelijk wil doen ontvang je door overtollige ballast in al zijn vormen te verwijderen.
Jouw missie
Je missieverklaring beschrijft in slechts één of twee korte zinnen wat je bedrijf elke dag zal doen. Dit is wat je belooft dat jouw klanten krijgen als ze naar je toe komen. Je doet het misschien onvolmaakt – we zijn tenslotte nog steeds mensen – maar naar beste vermogen is dit wat je doet elke keer dat je met een klant communiceert. Een duidelijke en beknopte missie is goed voor je, voor eventuele medewerkers, je onderaannemers en je klanten. Het zal je helpen om snel te beslissen of een handelwijze goed of fout is voor je bedrijf. Begeleiding geven aan je werknemers en medewerkers, hen eraan herinneren waar hun focus zou moeten liggen; je uitstraling naar klanten, zodat ze snel begrijpen wat je bedrijf te bieden heeft.
Mijn missie
Als deskundige in orde, rust en ruimte draag ik met plezier mijn kennis en vaardigheden over aan professional organizers, bedrijven en particulieren met als doel het werk en leven aangenamer te maken. Dit doe ik door randvoorwaarden zo te organiseren, zodat men zich bezig kan houden met kernactiviteiten.
Particulieren: Schep orde, ervaar rust, ontvang ruimte
Bedrijven: Meer structuur, meer tijd, meer resultaat
Organizers: Bewuster, krachtiger, succesvoller
Zodra je een duidelijke en beknopte verklaring van je missie hebt ontwikkeld, kun je verwachten dat deze in de loop van de tijd zeer weinig zal veranderen. Hoewel je jaarplannen kunnen veranderen en zich kunnen ontwikkelen naarmate je ervaring opdoet en de behoeften van je klanten evolueren, blijft je missieverklaring het stabiele fundament bieden.
Als je een professional organizer bent en je wilt hulp bij het verduidelijken van je missie (of andere vragen die je hebt over het laten groeien van een lucratief, duurzaam bedrijf), bel me dan voor coaching.
Opdrachten die bij ons binnen komen, gaan eerst naar de gecontracteerde organizers. Indien zij geen tijd/ruimte hebben, dan worden ze hier uitgezet. Enkel organizers die als zelfstandig ondernemer werken kunnen reageren. Organizers die van coaching/mentorship gebruik maken gaan vanzelfsprekend voor. Of plan alvast een één op één oriëntatiegesprek zodat we al kennisgemaakt hebben.
Sint Anthonis
Een alleenstaande man in huurwoning te Sint Anthonis. Geen huisdieren. Woning is grotendeels op orde en schoon. Deze man is jaren door een organizer begeleidt en is een verzamelaar. Doel is om de situatie stabiel te houden.
Heb je interesse in bovenstaande opdracht, neem contact op via info@thenextorganizer.nl
Uden
Een alleenstaande man op leeftijd die in zijn leven veel spullen heeft verzameld en inziet dat het tijd wordt om afstand te gaan doen de verzameling van spullen. Deze opdracht kan zelfstandig worden opgepakt of samen met een andere organizer. Geen huisdieren.
Heb je interesse in bovenstaande opdracht, neem contact op via info@thenextorganizer.nl
Uden
Een alleenstaande vrouw in Uden. Woning is vol, spullen minimaliseren en woning praktisch inrichten. Er zijn twee katten in huis. 2-Wekelijks op vrijdagochtend 3 uur. Deze opdracht doe je samen met een andere organizer.
Heb je interesse in bovenstaande opdracht, neem contact op via info@thenextorganizer.nl
Uden
Een alleenstaande man in huurwoning te Uden. Woning is al op orde gebracht door organizers. Nu kijken naar planning om zelf het huishouden op te pakken, begeleiden tijdens renovatie van de woning. Geen huisdieren. Woning is schoon en op orde.
Heb je interesse in bovenstaande opdracht, neem contact op via info@thenextorganizer.nl
Cuijk
Een alleenstaande vrouw in een overvolle woning, waar ook katten aanwezig zijn. De woning op orde brengen, zodat huishoudelijke hulp ingezet kan gaan worden. Deze opdracht doe je samen met een andere organizer.
Heb je interesse in bovenstaande opdracht, neem contact op via info@thenextorganizer.nl
Cuijk
Een echtpaar dat onlangs is verhuisd naar Cuijk. Een nieuwe woning, zojuist ingericht. De man is in goede gezondheid, de vrouw in een rolstoel. De vorige woning was overvol en veel spullen moeten nog een plek krijgen in het nieuwe appartement. Doel: Een goede structuur opzetten, de woning praktisch inrichten. Daarnaast een huishoudschema op maat opzetten, dat reëel en uitvoerbaar is door de echtgenoot. Uitgevoerd door www.ingridvanderlocht.nl
Lelystad
Een psychosociaal therapeut gelooft in de samenwerking met een goede organizer en wil graag in contact met je komen.
Doorgezet naar: www.lotusruimtop.nl
Hilversum
Voor de begeleiding van een man met ADHD. Waarschijnlijks wekelijks drie uur.
Doorgezet naar: www.lotusruimtop.nl
Cuijk
Het opschonen van een woning van een vrouw die na opname veel achterstand in huis heeft. Ook beetje huishoudelijk werk. Twee-wekelijks een dagdeel van 2,5 uit te breiden naar 3 uur.
Doorgezet naar: www.cindyvanmil.nl
Rotterdam
Een particulier die vooral haar werkkamer op orde wil brengen. Deze is overvol met papieren en een flinke achterstand.
De volgende organizers zijn voorgesteld bij opdrachtgever: www.simpleorganizing.nl | www.roodorganizing.nl | www.organizedbyme.nl | www.irisorganiseert.nl
Uden
Voor het organiseren van administratie en helpen bij correspondentie. Het op orde brengen van papieren en digitale documenten. Kennis van het organiseren van digitale documenten en e-mail is gevraagd. Juridische kennis is een pré. Waarschijnlijk wekelijks een dagdeel van drie uur.
Doorgezet naar: www.doorsindy.nl
Het kan zich even goed in thuis- als in werksituaties voordoen. Als de dingen om je heen niet helder geordend en georganiseerd zijn, kan dat grote invloed hebben op je welbevinden. De mate waarin wanorde en achterstanden (administratief bijvoorbeeld) kunnen leiden tot psychische en somatische klachten, wordt – buiten en binnen de gezondheidszorg – zwaar onderschat. Onderkenning en adequate aanpak kunnen veel ellende en kosten voorkomen.
De afgelopen 17 jaar heb ik in particuliere huishoudens en bij bedrijven veel zicht gekregen op wanorde die kan ontstaan. Drie jaar administratie gedumpt in een kast, nooit meer opgeruimde spullen na een verhuizing, gebrek aan clean desk policy, ondeugdelijk archiefbeheer in organisaties – het levert achterstanden op die leiden tot gevoelens van verstikking. Mensen krijgen het hoofd vol en hebben steeds minder vat op hun dagelijks handelen. Ik heb ze ziek zien worden van onmacht, verdriet en schaamte. Met sociaal isolement als verdere ziekteverwekker.
Hands on project
Inmiddels weten we ook steeds beter van welke gezondheidszorg- of hulpverleningsinstanties mensen met dit soort problemen al jaren gebruikmaken. Hun hulp en goede adviezen hebben geen borgende waarde. De ‘patiënten’ kunnen feilloos aangeven welke blokkades bij hen daarvoor verantwoordelijk zijn. Aan praatsessies en algemene adviezen hebben zij weinig; ze zijn op zoek naar concrete hulp en hands on project. De hoeveelheid werk die gedaan moet worden en keuzes die gemaakt moeten worden, zijn ze domweg te veel.
De niet adequate inzet van hulpverlening is zorgwekkend. Het verlies van tijd, energie en geld dat daaruit voortkomt is dat natuurlijk evenzeer! Een en ander wordt nog versterkt door het over elkaar heen vallen van hulpverlening en het beleid: ieder voor zich. In de media lezen we regelmatig over gebrekkige samenwerking, het ontbreken van kwaliteit en van goede resultaten in de reguliere gezondheidszorg.
Op locatie
Hoe ziet adequate hulp eruit voor deze groep? Allereerst moet vanaf het eerste begin een goede diagnose tot stand komen. Dat kan alleen als vragen over goed georganiseerde woon- of werksituaties standaard zouden worden opgenomen bij klachten van psychische of somatische aard. Vervolgens dient hulp bij het opschonen van woon- en werkomgevingen altijd op locatie plaats te vinden. Die hulp moet bestaan uit begeleiding, sturing & coördinatie en dit alles zonder oordeel. Het werk wordt door de mensen zelf gedaan. De insteek is altijd praktisch: in kort tijdsbestek wordt er gewerkt aan het herstel van zelfstandigheid. Het gaat daarbij om een aantal stappen: opschonen, structuur aanbrengen, vaardigheden leren en tot slot een (flexibele) planning maken waar goede afspraken uit kunnen voortkomen voor de toekomst. De inhoud van de stappen is natuurlijk steeds wisselend van aard en afhankelijk van de klachten en de wensen van de mensen. Het is duidelijk dat door de samenwerking op locatie (het thuisfront of de werkvloer) de kans klein is dat de hulpverlener iets essentieels ontgaat.
Door deze eerste opschoning ontstaat transparantie en overdraagbaarheid. Hierdoor krijgen mensen hun hoofd weer leeg en kunnen zij weer zelfstandig functioneren. Ook zijn ze weer bij machte om – als het nodig is – goed overleg te plegen over het aanvaarden van eventuele adequate hulp en eventuele medicatie.
~ Met dank aan Anne-Lies van Overbeek †
In het werk als organizer maak je veel mee. De “haat-liefde” relatie met de klant is vaak aanwezig en kan heel sterk zijn. Het is een dubbel gevoel. Enerzijds heeft de klant hulp en begeleiding nodig omdat hij zelf niet verder komt. Anderzijds vindt hij het vervelend dat hij deze hulp nodig heeft en er notabene ook nog voor moet betalen. Vaak speelt mee dat de klant zelf niet kan of wil erkennen dat hij echt hulp nodig heeft. Gedachten als “dat moet ik toch zelf kunnen” zijn de oorzaak van een sterke tegenzin een ander toe te laten. Dit is beredeneerd vanuit de denkhelft. De gevoelshelft van de hersenen geeft aan “ik heb die hulp echt nodig, het lukt me niet alleen!”
Wat zorgt voor de nodige weerstand van een klant is het feit dat er betaald moet worden voor begeleiding bij het “opruimen” van zaken die tien, twintig jaar of soms nog langer stof hebben gevangen en verder alleen ruimte in beslag hebben genomen. De klant wordt zich gedurende de opruimsessies bewust van wat hij allemaal verzameld en bewaard heeft. Hij vindt het vaak moeilijk naar zichzelf te kijken en te zeggen dat hij zich schaamt of baalt van de hoeveelheid bewaarde zaken. De kinderlijke eenvoud van het het goed op orde zijn laat zich samenvatten in de slogan “Geef het een naam en een plek”. Als dit principe duidelijk is wordt het de klant ook vaak duidelijk dat de afwezigheid van een goed functionerende perforator in combinatie met overvolle kasten en een wachtende lege ordner de oorzaak zijn van de stapels papier op een bureau. Hoe komen ze in de ordner en waar komt deze ordner te staan? Deze eenvoud doet pijn en de klant wil vaak niet weten dat de oplossing zo eenvoudig is. Hij wil zich blijven verzetten en blijft vaak stoer doen.
Vaak wordt het niet weg kunnen gooien of alles willen bewaren aangegeven als reden voor de ontstane wanorde. Het zit hem meer in het niet willen of kunnen maken van keuzes. Want waarom wil iemand “alles” bewaren? Is dit uitstelgedrag? Is het een gebrek aan inzicht? Is het zuinigheid? “Alles is te organiseren”, beweert een goede organizer. De bereidheid om echt te kijken en na te denken leidt tot een oplossing of een “systeem” wat ook wel een beleid genoemd kan worden. Een voorbeeld is de hoeveelheid tijdschriften en kranten waar veel mensen last van hebben. Vaak wordt een abonnement een last in plaats van een lust. “Alweer een nieuwe?, ik heb die andere nog niet gelezen”. Op deze manier wordt de abonnee een slaaf van zijn eigen abonnement. Hij voelt dat hij het blad wel moet lezen, hij heeft er immers voor betaald! Op deze wijze ontstaan stapels “nog te lezen” tijdschriften. Een mogelijke oplossing zou zijn losse nummers te kopen wanneer er echt gelezen kan worden. Dit bespaart ergernis, plaats en geld.
Ongeloof dat een schijnbaar uitzichtloze situatie in een paar dagen (lees sessies) aangepakt en verbeterd kan worden komt ook voor. Als zaken lang spelen en de wanorde zorgt voor een afstand tussen man en vrouw in een relatie lijkt het haast onmogelijk dit middels praktische interventies op te lossen. Immers al het praten tot nu toe heeft niets opgeleverd! Doordat de sessies in de directe woon- en leefomgeving van de klant plaatsvinden voelt deze zich al snel veilig bij de “vreemde”, de organizer. Hij durft zich daardoor te uiten en zichzelf te zijn en komt dan ook vaak zichzelf tegen. De organizer heeft als taak de waarheid te vertellen en ongewenst gedrag te benoemen. Een voorbeeld hiervan is het wegstoppen van post in laatjes, krantenbakken en postbakjes. De klant huurt de organizer in om dit gedrag te doorbreken en wil leren hier anders mee op te gaan. Als de klant aan het werk gaat en er doorheen moet, de stapels ongeopende post, krijgt hij vaak last van vluchtgedrag en wil weer uitstellen. “Dit zoek ik later wel uit …” Dit gebeurd natuurlijk niet, ander was het al lang gebeurd. Doen, daden in plaats van woorden. Doorzetten, doorlopen, kiezen en leren. De liefde overwint altijd.
Zodra de klant voelt wat het maken van keuzes oplevert wil hij doorgaan. Het opschonen en leren van nieuwe vaardigheden geeft hem veel nieuwe energie, kracht en zelfvertrouwen. Nieuwe inzichten leiden tot een nieuwe aanpak, nu en in de toekomst. Als de aanpak verandert, verandert ook het resultaat. Dan houdt de klant vast wat hij bereikt heeft.