THE NEXT ORGANIZER

Blunder #1 ORGANISEREN VOOR JEZELF EN NIET VOOR JE KLANT

Je houdt van organiseren en hebt zelfs plezier in het organiseren van je vrienden of familieleden. Hoe zit het met het organiseren van de keuken of garage van een vreemde? Kun je luisteren en proberen te begrijpen hoe ‘georganiseerd’ eruitziet en aanvoelt voor elke klant? Er zijn verschillende persoonlijkheidstypes, barrières voor organiseren en psychische problematiek om te navigeren en te begrijpen hoe je anderen succesvol kunt organiseren. Werken met cliënten die chronisch ongeorganiseerd zijn, die ADHD hebben of die hamsteren, vereist gespecialiseerde training en ervaring.

Blunder #2 – GEEN DUIDELIJKE METHODIEK OF TOOLS VOOR ORGANIZING

Organiseren is gemakkelijk voor je. Het is gewoon iets aangeboren dat van nature komt. Dus, hoe communiceer je dat aan iemand die niet begrijpt dat “alles een plaats heeft”? Dat is de basis van het werken met klanten. Als Professional Organizer is het ons doel om vaardigheden over te dragen aan onze klanten. Het hebben van organizing methodieken, zal je niet alleen de tools geven om organisatievaardigheden aan je klanten over te dragen, het zal je ook vertrouwen geven. Deel II en III van het Handboek voor de Professional Organizer geven je de tools hiervoor.

Blunder #3 – GEEN AFSPRAKEN / WEDERZIJDSE VERWACHTINGEN VASTLEGGEN

Het is essentieel om aan het begin van het traject te communiceren wat je van de klant verwacht en wat zij van jou als Professional Organizer mogen verwachten. Het Handboek voor de Professional Organizer leert je hoe je afspraken vastlegt die je zullen helpen duidelijke verwachtingen vast te stellen en te communiceren.

Blunder #4 – JE BENT NIET VAARDIG OF OPGELEID OM TE WERKEN

Steeds meer mensen willen als Professional Organizer werken vanwege reality-tv-programma’s zoals ‘Je huis op orde’ of ‘Hoarders’. Als je naar dit soort shows kijkt, denk je misschien: “Dat is wat ik wil doen. Ik wil werken met mensen die hamsteren en een verschil maken in hun leven.” De vraag die je jezelf moet stellen is: “Ben je bekwaam en opgeleid om met hen samen te werken?” Werken buiten de vaardigheden, opleiding en ervaring die je hebt, kan meer kwaad dan goed doen. Neem contact met me op als je twijfelt over jouw vaardigheden als Professional Organizer en ondernemer. Ik kan je uitdagende scenario’s van klantcases voorleggen en je op gang helpen bij het ontwikkelen van vaardigheden en of samen kijken welke training bij jou en de doelgroep waar je mee wilt werken past.

Blunder #5 – WERKEN BUITEN JE FYSIEKE BEPERKINGEN

Ik werk sinds 2005 als Professional Organizer. Voordat ik met klanten ging werken, besefte ik niet hoe fysiek zwaar dit werk is. Als ik voor mezelf organiseer, zijn het meestal kleine projecten die maximaal een uur duren. Drie uur of langer met cliënten werken vergt veel fysiek uithoudingsvermogen. Er is constant tillen, draaien en buigen. Je kunt uren staand doorbrengen of, erger nog, kriskras op de vloer papiertjes sorteren. Wanneer je dit dag na dag, jaar na jaar doet, eist dit zijn tol van je gewrichten en algehele skeletstructuur. Het is van vitaal belang om in topconditie te blijven en aandacht te besteden aan je lichaam.

Er zijn nog veel meer blunders die je als organizer kunt maken. Wil je ze zelf uitzoeken? Of wil je leren werken met tevreden klanten die een mooie referentie nalaten?

Bespaar jezelf tijd, geld en frustratie. Klik hier om direct te zien welke mogelijkheden er zijn om een bewuster, krachtiger en succesvolle professional organizer te worden.

Het is gemakkelijk om het overzicht te verliezen als je een klein bedrijf leidt, vooral als je net begint. Hier zijn acht suggesties om het beheer van je bedrijf te vereenvoudigen en gemakkelijker te maken.

Suggestie #1 – Heb een mentor of een businesscoach
Er is geen enkele reden waarom je alles zelf zou moeten uitzoeken. Er zijn experts die zijn geweest waar je nu bent of gaat, die kunnen voorkomen dat je van het pad afdwaalt of het verkeerde pad bewandelt.

Suggestie #2 – Systemiseer je bedrijf
Documenteer al je bedrijfsprocessen en maak een boek of e-boek met standaard procedures. Het documenteren van mijn procedures heeft me geholpen alles te onderzoeken om processen efficiënter te maken. Een paar processen en procedures die de moeite waard zijn ze te beschrijven zijn:

Klantprocessen, nieuwe klant aanvraag, klant intake, organiserend proces, proces voor het organiseren van sessies op locatie, proces voor virtuele organisatiesessie, klant annuleringen, materialen inkoop en inventaris, e-mailsjablonen voor klantcommunicatie.
Werknemersprocedures, het bedrijf vertegenwoordigen, communiceren met klanten, het roosteren, gedrag, tijdrapportage. Hierdoor zijn op een natuurlijke manier mijn handboeken ontstaan.

Suggestie #3 – Automatiseren
Bespaar jezelf tijd door alles zoveel mogelijk te automatiseren. Daarnaast geeft het je een professionele uitstraling. Hierbij voorbeelden van automatiseringstools voor het beheer van kleine bedrijven.

Suggestie #4 – Laat de controle los
Laat de controle los over dingen waar je niet goed in bent. Ikzelf ben niet zo dol op financiële administratie en het indienen van belastingaangiften. De eerste paar jaar dat ik in het bedrijfsleven werkte, beschouwde ik het inhuren van een accountant echter als geldverspilling omdat ik al het werk zelf kon doen. Ik realiseerde me dat ik het niet leuk vind om met mijn financiën bezig te zijn en mijn tijd beter kan besteden aan het opbouwen van mijn bedrijf. Doe waar je het beste in bent, schakel experts in, of zoek een geautomatiseerde manier om je te helpen met dingen die je niet graag doet.

Suggestie #5 – Creëer en houd je aan een budget
Je weet dan hoeveel klanturen je moet plannen om je overheadkosten te dekken. Het zal je ook helpen om je bedrijf te laten groeien! Veel bedrijven zien een budget als beperkend, maar het tegenovergestelde is waar. Het geeft je voldoende inzicht in je financiën om te weten waar je kunt verbeteren en waar je over 12 maanden wilt zijn.

Suggestie #6 – Blijf op de hoogte van je financiën
Plan minimaal één dag per maand om je administratie bij te houden, inclusief het factureren van klanten en het bijwerken van je financiële transacties. Het lijkt misschien een onmogelijke opgave als je dit uitstelt, maar als je regelmatig je boekhouding bijhoudt, kost het maar weinig tijd.

Suggestie #7 – Stel doelen en evalueer elk kwartaal
De sleutel tot goed management van je bedrijf is het evalueren van de voortgang van je bedrijf ten minste elke drie maanden. Het zou zo jammer zijn als je blijft doorgaan met het implementeren van procedures die je niet ten goede komen. Door jezelf elk kwartaal een evaluatie af te dwingen, vermijdt je slechte zakelijke beslissingen en het geeft je de kans om in de goede richting door te groeien.

Suggestie #8 – Breng orde op zaken
Dit lijkt een beetje op “arts genees uzelf”. Laat alles los wat je bedrijf niet helpt om productiever en in flow te zijn. Of dat nu een klant is die je emotioneel of fysiek leegzuigt of stapels oude papieren die je niet hoeft te houden, laat het los. Het verwijderen van de ongewenste emotionele, fysieke en mentale rommel in je bedrijf zal je hoofd leegmaken om effectiever en productiever te zijn in je leven en bedrijf.

Bij de intake had je het gevoel dat deze client erg enthousiast was om haar rommel los te laten en voor eens en voor altijd te organiseren. Nu zit je tot je enkels in haar spullen en werk je met haar tijdens je eerste opruimsessie en elke keer als je vraagt: “bewaren, doneren, afval?” Antwoordt ze: “Bewaren!” Je begint te denken: gaat ze iets loslaten?

Stop – Heb een gesprek
Voordat je verder gaat, stel ik voor dat je de sessie stopzet en een gesprek voert met je cliënt. Als ze tijdens de intake een beeld heeft geschetst van hoeveel ze bereid was los te laten, zou dit een goed moment zijn om te zeggen: “Toen we elkaar spraken tijdens onze eerste ontmoeting, zei je dat je bereid zou zijn om x% los te laten. We hebben de afgelopen uren gewerkt en je hebt tot nu toe nog niets losgelaten. Moeten we je doel opnieuw bekijken? Of wat kan ik doen om je te helpen dat doel te bereiken?”

Gestelde doelen
Als ze geen doel heeft genoemd, vraag haar dan wat haar doel is. Hoeveel wil ze kwijt? Is er een categorie van haar bezittingen waarvan ze weet dat ze die aanzienlijk wil loslaten of inkrimpen? Aan welke criteria moet een item voldoen om te worden bewaard of weggegooid?

Als ze van gedachten is veranderd, of nooit van plan was iets los te laten, vraag haar dan wat haar verwachtingen zijn van jullie samenwerking. Misschien wil ze alles houden en wil ze dat je voor alles een plek vindt. Als dat haar doel is, moet je de haalbaarheid van dat doel beoordelen en haar voorzichtig laten weten of het wel of niet mogelijk is.

Help beslissingen nemen
Misschien heeft ze moeite met het nemen van beslissingen omdat ze bang is de verkeerde beslissing te nemen. Herkaderen kan helpen bezittingen in een ander licht te zien, wat de beslissing kan bevorderen om iets wel of niet te bewaren.

Hier zijn enkele vragen die ik stel wanneer mijn cliënt niet kan beslissen om iets te houden of niet:
Welk gevoel geeft het je? Wordt je boos of verdrietig als je ernaar kijkt?
Denk je het opnieuw (of voor de eerste keer) te gebruiken, wanneer en waarvoor ga je het gebruiken?
Wanneer heb je het voor het laatst gebruikt/gedragen?
Stel je dingen boven mensen en relaties?
Kun je indien nodig een andere lenen of kopen?
Kost het meer tijd en moeite om ervoor te zorgen dan het waard is?
Als je wist dat iemand anders hier echt baat bij zou hebben (d.w.z. als we een geweldige plek zouden vinden om het te doneren?), zou dat het dan gemakkelijker voor je maken om het los te laten?
Bewaar je het omdat iemand het je heeft gegeven en voel je je schuldig als je het wegdoet?
Als je er een foto van zou maken, zou het dan makkelijker zijn om het los te laten?
Heb je nog iets anders dat je hieraan herinnert (gebeurtenis, persoon of tijd)?
En, de grote vraag, hoeveel kost dit artikel je en hoeveel levert het je op?

Sommige boeken kun je als organizer gewoon niet omheen. Mijn ‘must read’ boekenlijst:

Organiseren van binnen naar buiten
Het doel van het boek is het op orde krijgen en houden van spullen en administraties. Hierin vind je basismethodieken die voor elke organizer leidend zouden moeten zijn.
Julie Morgenstern | ISBN 90 5712 0992

Weg met de warboel
Karen Kingston legt uit dat de warboel om ons heen van grote invloed is op hoe we ons fysiek, mentaal, emotioneel en spiritueel voelen. Dit geeft je woorden aan het gevoel dat organizing oplevert, naast een georganiseerde woning of werkplek.
Karen Kingston | ISBN 978 90 491 0244 9

Meer ruimte dan je denkt
Een leuk boekje, mooi uitgevoerd, specifiek gericht op opruimen en efficiënte inrichting van een woning. Heel geschikt voor organizers die de Feng Shui in hun organizing activiteiten willen meenemen.
Mary Lambert | ISBN 90 274 12 57 X

Vaarwel spullen
Minder bezit, meer geluk: Het nieuwe Japanse minimalisme. Het bevrijdende gevoel van leven met minder: 70 tips voor een minimalistische levensstijl.
Fumio Sasaki | ISBN 978 94 005 0910 8

De zeven eigenschappen van effectieve families
Met de diepzinnigheid, eenvoud en praktische wijsheid waarmee hij al miljoenen lezers heeft bereikt, laat Stephen R. Covey zien hoe de principes uit ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ kunnen worden gebruikt om een stabiel, liefdevol gezin op te bouwen waarvan de positieve effecten generaties lang zullen doorwerken.
Stephen R. Covey | 978 90 470 0036 5

Getting things done
David Allen laat in dit boek zien hoe je je privéleven en werk met eenvoudige hulpmiddelen zo kunt organiseren, dat je in één oogopslag duidelijk wordt wat je waar en wanneer kunt doen. Zo beslis je altijd gemakkelijk wat op dat moment de nuttigste tijdsbesteding is.
David Allen | ISBN 978 90 526 1626 1

PEP Het Persoonlijk Efficiency Programma
Dé basis voor een georganiseerde werkplek. Leer organiseren en een no-nonsense vergadering te leiden. Ga efficiënt om met e-mail en andere communicatiemiddelen en houd zo meer grip op je werk.
Kerry Gleeson | ISBN 9798 90 491 0653 9

Het Doel
Een in romanvorm gegoten handleiding voor de verbetering van productieprocessen met behulp van het TOC-principe (Theory of Contraints). Dit is een LEAN-methodiek. Een boek dat het managementdenken in de westerse wereld heeft veranderd.
Eliyahu M. Goldratt | ISBN 978 90 274 5337 2

Essentialism
Voel je jezelf wel eens worstelen met een informatie overload? Voel je jezelf vaak druk maar niet productief? Dan is de weg hieruit de weg van de essentialist. In dit boek laat Greg McKeown je zien hoe je de discipline van het verminderen kunt leren. Om zo het juiste te doen op de juiste manier op de juiste tijd.
Greg McKeown | ISBN 978 07 535 5516 3

Grip op je e-mail
Grip op je e-mail leidt je in vier stappen naar een lege inbox en naar een helder overzicht van je taken. Daarnaast geeft de auteur je acht gouden grepen om grip op je e-mail te houden en effectiever te werken. Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar vooral een veel ontspannener werkhouding.
Annemiek Tigchelaar | ISBN 9789058716194

Digitaal archiveren
Met de aanpak zoals geschetst in dit boek creëer je snel een persoonsonafhankelijke structuur waarbinnen iedereen die daartoe gerechtigd is, altijd alle informatie kan vinden en opbergen. En dat binnen drie tot vier muisklikken.
Marianne Smits | ISBN 90 13 08735 3

Socrates op sneakers
Deze boekentip kreeg ik van collega Mascha Lapien. Enorm leuk en praktisch boek dat de kunst van het vragenstellen aan de hand van Socrates en andere beroemde filosofen leert, zodat we gesprekken voeren die leiden tot verdieping en verbinding. Als wij de juiste vragen weten te stellen, vinden onze cliënten de juiste antwoorden.
Elke Wiss | ISBN 9789026346897