THE NEXT ORGANIZER

Het kan zich even goed in thuis- als in werksituaties voordoen. Als de dingen om je heen niet helder geordend en georganiseerd zijn, kan dat grote invloed hebben op je welbevinden. De mate waarin wanorde en achterstanden (administratief bijvoorbeeld) kunnen leiden tot psychische en somatische klachten, wordt – buiten en binnen de gezondheidszorg – zwaar onderschat. Onderkenning en adequate aanpak kunnen veel ellende en kosten voorkomen.

De afgelopen 14 jaar heb ik in particuliere huishoudens en bij bedrijven veel zicht gekregen op wanorde die kan ontstaan. Drie jaar administratie gedumpt in een kast, nooit meer opgeruimde spullen na een verhuizing, gebrek aan clean desk policy, ondeugdelijk archiefbeheer in organisaties – het levert achterstanden op die leiden tot gevoelens van verstikking. Mensen krijgen het hoofd vol en hebben steeds minder vat op hun dagelijks handelen. Ik heb ze ziek zien worden van onmacht, verdriet en schaamte. Met sociaal isolement als verdere ziekteverwekker.

Hands on project
Inmiddels weten we ook steeds beter van welke gezondheidszorg- of hulpverleningsinstanties mensen met dit soort problemen al jaren gebruikmaken. Hun hulp en goede adviezen hebben geen borgende waarde. De ‘patiënten’ kunnen feilloos aangeven welke blokkades bij hen daarvoor verantwoordelijk zijn. Aan praatsessies en algemene adviezen hebben zij weinig; ze zijn op zoek naar concrete hulp en hands on project. De hoeveelheid werk die gedaan moet worden en keuzes die gemaakt moeten worden, zijn ze domweg te veel.

De niet adequate inzet van hulpverlening is zorgwekkend. Het verlies van tijd, energie en geld dat daaruit voortkomt is dat natuurlijk evenzeer! Een en ander wordt nog versterkt door het over elkaar heen vallen van hulpverlening en het beleid: ieder voor zich. In de media lezen we regelmatig over gebrekkige samenwerking, het ontbreken van kwaliteit en van goede resultaten in de reguliere gezondheidszorg.

Op locatie
Hoe ziet adequate hulp eruit voor deze groep? Allereerst moet vanaf het eerste begin een goede diagnose tot stand komen. Dat kan alleen als vragen over goed georganiseerde woon- of werksituaties standaard zouden worden opgenomen bij klachten van psychische of somatische aard. Vervolgens dient hulp bij het opschonen van woon- en werkomgevingen altijd op locatie plaats te vinden. Die hulp moet bestaan uit begeleiding, sturing & coördinatie en dit alles zonder oordeel. Het werk wordt door de mensen zelf gedaan. De insteek is altijd praktisch: in kort tijdsbestek wordt er gewerkt aan het herstel van zelfstandigheid. Het gaat daarbij om een aantal stappen: opschonen, structuur aanbrengen, vaardigheden leren en tot slot een (flexibele) planning maken waar goede afspraken uit kunnen voortkomen voor de toekomst. De inhoud van de stappen is natuurlijk steeds wisselend van aard en afhankelijk van de klachten en de wensen van de mensen. Het is duidelijk dat door de samenwerking op locatie (het thuisfront of de werkvloer) de kans klein is dat de hulpverlener iets essentieels ontgaat.

Door deze eerste opschoning ontstaat transparantie en overdraagbaarheid. Hierdoor krijgen mensen hun hoofd weer leeg en kunnen zij weer zelfstandig functioneren. Ook zijn ze weer bij machte om – als het nodig is – goed overleg te plegen over het aanvaarden van eventuele adequate hulp en eventuele medicatie.

~ Met dank aan Anne-Lies van Overbeek †

In het werk als organizer maak je veel mee. De “haat-liefde” relatie met de klant is vaak aanwezig en kan heel sterk zijn. Het is een dubbel gevoel. Enerzijds heeft de klant hulp en begeleiding nodig omdat hij zelf niet verder komt. Anderzijds vindt hij het vervelend dat hij deze hulp nodig heeft en er notabene ook nog voor moet betalen. Vaak speelt mee dat de klant zelf niet kan of wil erkennen dat hij echt hulp nodig heeft. Gedachten als “dat moet ik toch zelf kunnen” zijn de oorzaak van een sterke tegenzin een ander toe te laten. Dit is beredeneerd vanuit de denkhelft. De gevoelshelft van de hersenen geeft aan “ik heb die hulp echt nodig, het lukt me niet alleen!”

Wat zorgt voor de nodige weerstand van een klant is het feit dat er betaald moet worden voor begeleiding bij het “opruimen” van zaken die tien, twintig jaar of soms nog langer stof hebben gevangen en verder alleen ruimte in beslag hebben genomen. De klant wordt zich gedurende de opruimsessies bewust van wat hij allemaal verzameld en bewaard heeft. Hij vindt het vaak moeilijk naar zichzelf te kijken en te zeggen dat hij zich schaamt of baalt van de hoeveelheid bewaarde zaken. De kinderlijke eenvoud van het het goed op orde zijn laat zich samenvatten in de slogan “Geef het een naam en een plek”. Als dit principe duidelijk is wordt het de klant ook vaak duidelijk dat de afwezigheid van een goed functionerende perforator in combinatie met overvolle kasten en een wachtende lege ordner de oorzaak zijn van de stapels papier op een bureau. Hoe komen ze in de ordner en waar komt deze ordner te staan? Deze eenvoud doet pijn en de klant wil vaak niet weten dat de oplossing zo eenvoudig is. Hij wil zich blijven verzetten en blijft vaak stoer doen.

Vaak wordt het niet weg kunnen gooien of alles willen bewaren aangegeven als reden voor de ontstane wanorde. Het zit hem meer in het niet willen of kunnen maken van keuzes. Want waarom wil iemand “alles” bewaren? Is dit uitstelgedrag? Is het een gebrek aan inzicht? Is het zuinigheid? “Alles is te organiseren”, beweert een goede organizer. De bereidheid om echt te kijken en na te denken leidt tot een oplossing of een “systeem” wat ook wel een beleid genoemd kan worden. Een voorbeeld is de hoeveelheid tijdschriften en kranten waar veel mensen last van hebben. Vaak wordt een abonnement een last in plaats van een lust. “Alweer een nieuwe?, ik heb die andere nog niet gelezen”. Op deze manier wordt de abonnee een slaaf van zijn eigen abonnement. Hij voelt dat hij het blad wel moet lezen, hij heeft er immers voor betaald! Op deze wijze ontstaan stapels “nog te lezen” tijdschriften. Een mogelijke oplossing zou zijn losse nummers te kopen wanneer er echt gelezen kan worden. Dit bespaart ergernis, plaats en geld.

Ongeloof dat een schijnbaar uitzichtloze situatie in een paar dagen (lees sessies) aangepakt en verbeterd kan worden komt ook voor. Als zaken lang spelen en de wanorde zorgt voor een afstand tussen man en vrouw in een relatie lijkt het haast onmogelijk dit middels praktische interventies op te lossen. Immers al het praten tot nu toe heeft niets opgeleverd! Doordat de sessies in de directe woon- en leefomgeving van de klant plaatsvinden voelt deze zich al snel veilig bij de “vreemde”, de organizer. Hij durft zich daardoor te uiten en zichzelf te zijn en komt dan ook vaak zichzelf tegen. De organizer heeft als taak de waarheid te vertellen en ongewenst gedrag te benoemen. Een voorbeeld hiervan is het wegstoppen van post in laatjes, krantenbakken en postbakjes. De klant huurt de organizer in om dit gedrag te doorbreken en wil leren hier anders mee op te gaan. Als de klant aan het werk gaat en er doorheen moet, de stapels ongeopende post, krijgt hij vaak last van vluchtgedrag en wil weer uitstellen. “Dit zoek ik later wel uit …” Dit gebeurd natuurlijk niet, ander was het al lang gebeurd. Doen, daden in plaats van woorden. Doorzetten, doorlopen, kiezen en leren. De liefde overwint altijd.

Zodra de klant voelt wat het maken van keuzes oplevert wil hij doorgaan. Het opschonen en leren van nieuwe vaardigheden geeft hem veel nieuwe energie, kracht en zelfvertrouwen. Nieuwe inzichten leiden tot een nieuwe aanpak, nu en in de toekomst. Als de aanpak verandert, verandert ook het resultaat. Dan houdt de klant vast wat hij bereikt heeft.

Opdrachten die bij ons binnen komen, gaan eerst naar de gecontracteerde organizers. Indien zij geen tijd/ruimte hebben, dan worden ze hier uitgezet. Enkel organizers die als zelfstandig ondernemer werken kunnen reageren. Organizers die van coaching/mentorship gebruik maken gaan vanzelfsprekend voor. Of plan alvast een één op één oriëntatiegesprek zodat we al kennisgemaakt hebben.

Hilversum
Voor de begeleiding van een man met ADHD. Waarschijnlijks wekelijks drie uur.

Cuijk
Het opschonen van een woning van een vrouw die na opname veel achterstand in huis heeft. Ook beetje huishoudelijk werk. Twee-wekelijks een dagdeel van 2,5 uit te breiden naar 3 uur.
Doorgezet naar: www.cindyvanmil.nl

Rotterdam
Een particulier die vooral haar werkkamer op orde wil brengen. Deze is overvol met papieren en een flinke achterstand.
De volgende organizers zijn voorgesteld bij opdrachtgever: www.simpleorganizing.nl | www.roodorganizing.nl | www.organizedbyme.nl | www.irisorganiseert.nl

Uden
Voor het organiseren van administratie en helpen bij correspondentie. Het op orde brengen van papieren en digitale documenten. Kennis van het organiseren van digitale documenten en e-mail is gevraagd. Juridische kennis is een pré. Waarschijnlijk wekelijks een dagdeel van drie uur.
Doorgezet naar: www.doorsindy.nl

1.1 Waarom?
Waarom wordt een Professional Organizer ingeschakeld?

In onze hectische, onzekere, flexibele 24-uurseconomie raken steeds meer mensen het overzicht kwijt. De moderne begroetingscode is “druk, druk, druk…”. De snelheid van de kennis-, informatie- en netwerkeconomie vraagt voortdurende alertheid en er is een veelheid aan beslissingsmomenten. Fysieke en emotionele belasting en stress nemen eerder toe dan af. Veel mensen kampen met problemen die voortkomen uit de combinatie van werk en zorgtaken, niet alleen bij gezinnen, al dan niet met tweeverdieners, maar ook bij alleenstaanden. Het toenemend aantal huishoudelijke apparaten, zoals wasmachines, vaatwassers etc., heeft niet de vrije tijd opgeleverd,
die men verwachtte.

Veel mensen komen niet meer thuis om uit te rusten en zich lekker te voelen. Ze komen thuis met een tas boodschappen onder de ene arm en een stapel werk onder de andere. Werk en ontspanning worden een brij. Het bureau is wanordelijk, het huis moet worden opgeruimd en dan zijn er ook nog sociale verplichtingen. Mensen hebben het gevoel geen kant meer uit te kunnen, omdat de basis onoverzichtelijk is.

1.2 Waartoe?
De interventie van de Professional Organizer moet leiden tot:

•  een efficiënte organisatie van randactiviteiten,waardoor er ruimte ontstaat voor kernactiviteiten;
•  het stellen van prioriteiten en het maken van keuzes op het gebied van ordening;
•  de ontwikkeling van vaardigheden bij mens en en organisaties om daarmee zelf greep te krijgen op hun leef- en werksituatie;
•  overdraagbaarheid van werk;
•  vermindering van stress door een plezierige,opgeruimde en toegankelijke situatie op het werk en thuis;
•  een werk- en woonomgeving die inspireert en creativiteit en plezier verhoogt.

1.3 Wat?
Wat is het concrete product of de feitelijke dienst die geleverd wordt?

•  Vrijmaken van emotionele ruimte bij de cliënt waardoor mensen weer meer in balans komen.
•  Organisatie van het huishouden.
•  Coördinatie van verhuizingen.
•  Organisatie of reorganisatie van de administratie of het archief op woon-en werkplekken.
•  Organisatie of reorganisatie van een secretariaat of afdeling.
•  Organisatie of reorganisatie van de samenvoeging van werkplekken.Wat levert veel mensen moeite of problemen op?
• Gebrek aan inzicht en overzicht.
• Chaos in het hele huis,behalve in de keuken.
• Het alleen op hun werk georganiseerd zijn.
• De ontoegankelijkheid van de werkkamer.
• De ontoegankelijkheid van de woonruimte.
• De taak verdeling in huis en/of op het werk.
• Agenda planning (timemanagement).
• De organisatie van het huishouden.
• Managen en delegeren (bedrijf).
• Het combineren van de relatie,de kinderen en he twerk.
• Verhuizingen (vangroot naar klein/van klein naar groot).
• Reorganisatie na een fusie.
• Het opruimen en rubriceren van allerlei zaken.
• Afstand(moeten)doen van dierbare spullen.
• Het indelen van ruimten en kasten.
• Het hanteren van systemen.
• Financiële handelingen.
• Inboedel ordening bij overlijden.

1.4 Wie?
Wie zijn er bij betrokken?

Het gaat om een activiteit die mensen uit eigen vrije wil ondernemen in hun eigen tijd of werktijd. De doelgroep is zeer divers. Er zijn grote verschillen in sociale klasse, leeftijd, sekse, samenlevingsvorm, etnische en culturele achtergrond en in levensovertuiging.
Uiteenlopende cliënten vragen om hulp en advies op maat: hoog opgeleide mensen, mensen met stressvol werk, mensen zonder werk, lesbische of homoparen, alleenstaanden of samenwonende paren, echtparen met of zonder kinderen, gehandicapten, mensen uit andere culturen, jonge en oude mensen.

De opdrachtgevers zijn:

•  Mensen die zelf gebruik maken van de diensten van de Professional Organizerals particulier. Zij zijn opdrachtgever en financier.
•  Organisaties en bedrijven die als werkgever opdrachtgever zijn en financier. De werkgever kan overigens zelf ook cliënt zijn.

1.5 Waar?
Waar vinden de werkzaamheden plaats?

• In de privé woonsituatie, dus in huishoudens.
• Op de werkplek. Denk aan: ministeries, de lokale overheid, het bedrijfsleven, de gezondheidszorg, dienstverlenende bedrijven, kantoren aan huis.

1.6 Werkwijze?
Op welke wijze werkt de Professional Organizer?
De Professional Organizer werkt persoonlijk met de cliënt. Meestal is er daarbij sprake van een één op één situatie. De cliënt zorgt er voor één of meer dagen vrij te zijn om de privé-ruimte of de werkruimte samen met de Professional Organizer op orde te brengen. De cliënt is op dat moment niet bereikbaar voor anderen.
Eerst vindt er een fysieke en organisatorische opschoning plaats. Daardoor ontstaat er ruimte voor een werk- en woonomgeving die plezier en genoegen oplevert.

~ Anne-Lies van Overbeek  † 2-11-2017